RUTAS DE ACCESO Y DE SALIDA

Con la expedición de la ley 1396 de 2010,  expidieron normas en materia de descongestión judicial,  aunque el texto de la ley es extenso y contempla modificaciones sustanciales, me referiré de manera somera a aquellas que tienen incidencia en el trámite notarial así: Sobre los siguientes temas

Presentaciones Personales y autenticación de documentos.

Al respecto,  es importante aclarar que la forma de determinar,  si la persona acredita tal calidad, es a través de la presentación personal que la misma haga ante los operadores judiciales o ante notario, debiendo quedar constancia de tal calidad, la cual se acredita con la tarjeta profesional de abogado y la constancia que en el documento se expresa de quien da fe de dicho hecho .

Dicha precisión la consideramos  válida teniendo en cuenta que de conformidad con el artículo 41 de la misma Ley,  se establece que la demanda firmada por el interesado o su apoderado se presume auténtica y no requiere presentación personal o autenticación.

Lo  anterior,  en razón a que esta ultima previsión podría interpretarse de manera general, sin tener en cuenta que se mantiene como causal de inadmisión el  no actuar a través de apoderado cuando se requiera, calidad que solamente se puede acreditar mediante la presentación personal del apoderado que la tenga, ya sea ante los operadores del órgano judicial o ante notario.

El artículo 11 modificatorio del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil , hace claridad de que los documentos privados manuscritos o firmados por las partes y aportados a un proceso con fines probatorio se presumen auténticos, sin necesidad de presentación personal o autenticación.  (negrillas fuera de texto)

Este articulo, aclara de manera expresa que solamente  dicha provisión aplica  para los documentos privados manuscritos o firmados por las partes, sin extenderlo a todos los documentos privados, por lo que existe un  cambio sustancial en la redacción de dicho artículo.

Igualmente se establece de manera expresa que dicha presunción no se aplicará  a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva, incluyendo esta última previsión que destacamos en negrilla

Remate de bienes.

El artículo 33 de la ley 1395 de 2010, modificó el artículo 523 del Código de Procedimiento Civil, establece  una disposición, expresa sobre el control de legalidad  previsto en el artículo 25 de la Ley 1285 de 2009,  que debe realizar el juez en el auto de remate en el que se fija la base de licitación y que se mantiene en el setenta por ciento del avalúo de los bienes.

Si  observamos el contenido del articulo 25 citado,  encontramos que el control de legalidad consiste en la facultad que se le otorga al juez para sanear los vicios que acarrean nulidades dentro del proceso, los cuales salvo que se trate de hechos nuevos, no se pueden alegar en etapas siguientes en aras de evitar dilaciones injustificadas.

No obstante, es importante precisar que se produjo un cambio sustancial  en la citada norma, cuando se trata de declarar desierta la licitación, ya que se remite al articulo 533 del citado código, el cual  fue modificado por el artículo 26 de la nueva ley,  que establece:  “Cuando no  hubiere remates por falta de postores el juez señalará fecha y hora para una nueva licitación . Si tampoco se presentares postores se repetirá la licitación  las veces que fuere necesarias. Sin embargo fracasada la segunda licitación cualquiera de los acreedores podrá aportar un nuevo avaluó, el cual será sometido a contradicción,  en la forma prevista en el artículo 516; la misma posibilidad tendrá el deudor cuando haya transcurrido mas de un año, desde la fecha en que el anterior avalúo quedó en firme.”

Al respecto,  es importante comentar la redacción del artículo ya que le da relevancia especial al control de legalidad que debe realizar el juez y  el consecuencial saneamiento del proceso. Igualmente se destaca la modificación sustancial que  se realiza en relación con las disposiciones en lo que atañe a las previsiones que operan cuando se declara desierta la licitación, ya que al remitirlo al artículo 533 del C.P.C y al ser este sustituido,  se derogaron las previsiones que existían en el  artículo citado  que permitía establecer en la segunda licitación que la base  del bien fuera del cincuenta por ciento y en la tercera del cuarenta por ciento, cambiando dicha modalidad por la facultad otorgada a cualquier acreedor a presentar un nuevo avaluó cuando fracasara la segunda licitación, pero garantizando el derecho del acreedor ya que le da la facultad de contradecirlo, conforme a lo establecido en el artículo 516 del C.P.C. Para ser mas concretos se eliminaron las reducciones en el valor de la base teniendo en cuenta si era la segunda o tercera licitación.

El artículo 34 de la ley 1395 de 2010, sustituyó el artículo 527 del Código de Procedimiento Civil.

El nuevo articulo,  cambia de manera   sustancial el procedimiento que se utiliza para la subasta, es así como no obstante, mantenerse el procedimiento de  licitación pública,  ya que las personas interesadas en el proceso de  remate,  pueden presentar ofertas, estas se  realizan a partir del momento en que el encargado del procedimiento,  declara en voz alta  la apertura de la licitación, hasta que vence la hora para presentar ofertas,  en sobre cerrado, a la que se le acompañará el depósito respectivo, en los términos consagrados en el artículo 526 del C.P.C, cuando este fuere necesario.

En el evento de que se actúe  por apoderado, este deberá acreditar la facultad expresa para dicha diligencia y el poder debidamente autenticado con presentación personal.

Transcurrida la hora, señalada  el juez o el encargado de realizar la subasta, abrirá los sobres y leerá en voz alta, las ofertas que reúnan los requisitos señalados y le adjudicará al mejor postor de dichos bienes, dándole la facultad  a los Interesados para alegar las nulidades que puedan afectar la validez del remate, hasta antes de la adjudicación de dichos bienes.

Como se puede observar,  son sustanciales las reformas que se avizoran en este proceso, consagrando instancias perentorias y preclusivas, para los operadores judiciales y los notarios, en  desarrollo del mismo.

Es así,  como se otorga la facultad en dicha proceso,  de verificar el cumplimiento de los requisitos legales antes de leer las ofertas en alta voz, tales como:

· Que las propuestas se hayan presentado dentro de la hora señalada. Este requisito aunque parece simple, ha sido objeto de debates judiciales en procedimientos en los cuales se ha establecido similar requisito,  ya que es muy común que algunas personas lleguen después de transcurrida la hora  principalmente en materia de contratación administrativa. Por consiguiente recomendamos insertar en el documento en el que se establecen los requisitos, las consecuencias de no llegar dentro de dicho término y  que la hora oficial será, la que se certifique al llamar al operador telefónico en Bogotá es 117, o la que indiquen las manecillas del reloj,  que para tal efecto se coloque a la vista de los asistentes  y que deberá estar fijado en el recinto en que se realice la diligencia

· Que se haya constituido el depósito cuando así se requiera.

· Que exista en el poder, cuando se actúa por apoderado,   la facultad expresa para actuar y que exista constancia de la  presentación personal del poder debidamente autenticado.

Solamente cuando se hayan verificado dichos requisitos es que procede la lectura de las ofertas en voz alta, con excepción de las que no cumplan con dichas formalidades, lo que presupone un estudio juicioso del cumplimiento de dichos  requisitos, por lo que se recomienda dejar constancia en el acta respectiva, la cual debe contener además la totalidad de los requisitos que en el citado artículo se establecen.

El artículo 35 de la ley 1395 de 2010, establece una presunción legal al señalar que las nulidades que puedan afectar la validez del remate se consideraran saneadas,  si no son alegadas antes de la adjudicación.

Se establece un termino de cinco días para aprobar el remate, una vez cumplidos los requisitos establecidos en el  inciso primero del artículo 527 del  C.P.C.,  modificado por el artículo 34 de la ley 1395 de 2010;  se mantienen los requisitos que debe contener el auto, incluida la de inscribir y protocolizar ante la notaría correspondiente al lugar del proceso, la copia cuando se trate de bienes sujetos a registro, agregando un inciso que ordena: ( Subrayado fuera de texto).

“Sin embargo si el bien rematado se encuentra en poder del ejecutado el producto del remate sólo se entregará al ejecutante cuando aquel haya sido entregado al rematante y se le haya reembolsado lo que hubiere pagado por impuestos, servicios públicos cuotas de administración y gastos de parqueo o depósito causados hasta la fecha de entrega, a menos que hayan transcurrido más de quince días desde la aprobación del remate sin que el rematante haya solicitado la entrega o el reembolso de gastos.”

Existen otras previsiones de gran interés que vale la pena revisar en lo que atañe al proceso ejecutivo, incluido el remate, por lo que recomendamos revisar la totalidad de su contenido.

No  obstante,  de manera personal consideramos válidos los cambios, introducidos en la diligencia de remate, que en ocasiones ha sido vilipendiada  no precisamente por las normas que la regulan, sino por las prácticas que en ocasiones se realizaban amparados a la luz de las mismas.

De otra parte es bien importante la previsión relacionada con el pago de  los impuestos, cuotas de administración y gastos de parqueo o depósito, con lo que se protege al fisco nacional, departamental y municipal, así como a los copropietarios de los edificios, al tener en cuenta dichos emolumentos y la como se pagan.

Autorización de copia de escritura pública.

El artículo 43 de la ley 1395 de 2010, faculta al notario para autorizar la expedición de la primera copia auténtica, extraviada, perdida o hurtada o destruida, que se le solicite mediante escrito, debiendo verificar el interés legitimo del solicitante,  con las anotaciones que fueren pertinentes dejando constancia de ello en el protocolo notarial.

Conciliación.

El artículo 52 de la Ley 1395, sustituyó el artículo 35 de la Ley 640 de 2001,  permitiendo en la conciliación extrajudicial en materia civil y de familia  la conciliación en equidad, incluye además previsiones en asuntos contenciosos administrativos para los procuradores judiciales otorgándole la facultad de otorgar el termino de cinco días para subsanar los defectos que se hayan presentad, vencido dicho término sin que se haya saneado se entenderá que desiste de la solicitud.

Pruebas.

El articuló 113 de la ley 1395 de 2010, faculta a los notarios para practicar pruebas extraprocesales destinados a cualquier proceso, salvo en lo penal, con citación de la contraparte y con observación de las reglas sobre práctica y contradicción establecidas en el Código de Procedimiento Civil

Para la aplicación de dicho artículo consideramos importante reglamentar el  valor de la tarifa a cobrar y personalmente  consideramos  que tendría que buscarse el espacio necesario  para ello, ya que de una parte los notarios prestamos un servicio público dentro de una jornada establecida, función que además debe de realizarse con oportunidad y eficiencia, lo que significa que las autenticaciones no se pueden dejar de realizar so pretexto de que se están tomando pruebas extrajudiciales y la toma de dichas declaraciones presupone una conducta responsable y seria del notario quien deberá estar concentrado en dirigir la diligencia, con la probidad necesaria lo que  implica establecer pertinencia, conducencia, labor que se dificultaría si además debe de estar pendiente de los documentos que autentica.

No obstante,  si fue considerado en la ley, deben de buscarse los mecanismos para que esto opere, talvez nos permitimos sugerir, estudiar la figura de la delegación de las autenticaciones en cabeza del empleado de mayor rango en la notaría, ya que en la consecución de los testimonios rige sin dubitación alguna el principio de la inmediatez.

Registro Civil

El artículo 118 de la Ley 1395 de 2010, permite la inscripción de actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias que deban inscribirse en el registro civil o que afecten el mismo, permitiendo que se realice en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función notarial .