RUTAS DE ACCESO Y DE SALIDA

Asunto: En las actas de junta de socios o asamblea de accionistas la sociedad no interviene como otorgante, aceptante o suscriptor de obligaciones

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2009-01-372480, por medio del cual poniendo de presente lo previsto en el inciso primero del artículo 519 del Estatuto Tributario, al igual que la jurisprudencia del Consejo de Estado y la doctrina de esta Superintendencia, consulta “si las actas de las reuniones de socios pueden considerarse documentos privados en los cuales “interviene como otorgante, aceptante o suscriptor una entidad privada (la sociedad), en los que se hace constar la constitución, existencia y modificación o extinción de obligaciones”, o si simplemente son documentos en los cuales se consigna en orden cronológico la reunión de lo decidido en las reuniones de los órganos colegiados de dirección, administración y control de las sociedades, como se desprende del artículo 195 del Código de Comercio”.

Previo a dar respuesta a su pregunta, resulta pertinente tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 519 del Estatuto Tributario citado en su escrito, el cual señala:

Artículo 519. Modificado. Ley 788 de 2002. Artículo 27. Inciso 1. Modificado. Ley 1111 de 2006, Artículo 72. “El impuesto de timbre nacional, se causará a la tarifa del uno punto cinco por ciento (1.5%) sobre los instrumentos públicos y documentos privados, incluidos los títulos valores, que se otorguen o acepten en el país, o que se otorguen fuera del país pero que se ejecuten en el territorio nacional o generen obligaciones en el mismo, en los que se haga constar la constitución, existencia o modificación de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, cuya cuantía sea superior a seis mil (6.000) Unidades de Valor Tributario – UVT – en los cuales intervenga como otorgante, aceptante o suscriptor una entidad pública, una persona jurídica o asimilada, o una persona natural que tenga la calidad de comerciante que en el año inmediatamente anterior tuviere unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a treinta mil (30.000) Unidades de Valor tributario – UVT”.

Vista la norma anterior, procede ahora ocuparse del cuestionamiento en concreto, para lo cual se hace necesario recordar que dentro de la estructura interna de una sociedad comercial, encontramos una serie de órganos a través de los cuales se hace posible el funcionamiento de dicha persona jurídica.

Así tenemos, a la junta de socios o asamblea general de accionistas como órgano de dirección que se encarga de fijar las políticas y directrices de la compañía, a la junta directiva como órgano de gestión y administración, al representante legal como órgano que representa judicial y extrajudicialmente a la sociedad, y al revisor fiscal, como órgano de control de las operaciones sociales.

Con relación a la junta de socios o asamblea general de accionistas, viene al caso señalar que dicho órgano desempeña su labor mediante reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, de cuyo desarrollo dan cuenta las actas del máximo órgano social, en los términos de los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, los cuales disponen:

Artículo 189. “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas”.

Artículo 431. “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Éstas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.

Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: el lugar, la fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura”.

De estos preceptos se colige que el papel de las actas es el de consignar los hechos ocurridos y las decisiones adoptadas en las reuniones del máximo órgano social, sirviendo de medio probatorio de tales circunstancias. De allí que dentro de los requisitos exigidos por la ley se encuentren el de la aprobación de las actas por la junta de socios o la asamblea, o por las personas designadas para tal fin, y el de las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la respectiva reunión, firmas que no tienen otra connotación que la de dar fe que, lo en ellas registrado, efectivamente aconteció en la reunión.

Sobre la función que desempeñan las actas de la junta de socios o asamblea general de accionistas, este Despacho en el Oficio 220-034945 del 9 de mayo de 2008, el que a su vez trajo a colación pronunciamientos anteriores de la Entidad, expresó:

“Del inciso segundo de la norma transcrita se observa que la función de las actas es la de servir de medio probatorio de los hechos ocurridos en las correspondientes reuniones, mas no la de dotar de validez y eficacia jurídica a las decisiones aprobadas en las mismas. De allí que el citado precepto establezca que la copia autorizada de las actas constituye prueba suficiente de los hechos ocurridos en la reunión, prueba que como tal no resulta exclusiva para demostrar las determinaciones adoptadas, salvo que quienes pretendan acreditar tal circunstancia, sean los propios administradores de la sociedad, en cuyo evento las actas sí configuran el único medio de prueba.

Respecto del valor probatorio de las actas, así como de la omisión de las formalidades de elaboración, aprobación o firma de presidente y secretario de las mismas, resulta pertinente traer a colación lo manifestado por esta Superintendencia mediante Oficio 220-12121 del 21 de febrero de 2003, a saber:

“Adicionalmente, vale la pena traer a colación apartes del Oficio 220-49438 del 21 de agosto de 1998, mediante el cual esta Entidad, refiriéndose a un caso similar, después de hacer un análisis de los preceptos legales contenidos en los artículos 189 Ibídem, que establece que las decisiones de la asamblea general o junta de socios se harán constar en actas aprobadas por la misma o por la comisión designada para el efecto y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario de la misma; del artículo 431 que contiene los requisitos mínimos que ellas deben contener y del artículo 195 sobre la obligatoriedad de llevar libros de actas, debidamente registrado y asentadas en orden cronológico, llega a la conclusión que las formalidades señaladas por el legislador para tales documentos, como son la firma del presidente y secretario y la aprobación del mismo, tienen como fin “...dotarlos de idoneidad para servir de medio probatorio..., formalidades sin las cuales los mismos no alcanzan la plenitud de su valor y por lo cual los hechos allí consignados no pueden entenderse suficientemente probados...”

Es claro entonces, de acuerdo con los conceptos antes citados, que las actas del máximo órgano social cumplen una función eminentemente probatoria de lo sucedido durante las reuniones ordinarias o extraordinarias, pero nunca adquieren como tal el carácter de documento en el que la sociedad intervenga como otorgante, aceptante o suscriptor de obligaciones.

Lo anterior, como quiera que quien está llamado a actuar como otorgante, aceptante o suscriptor de obligaciones a nombre de la sociedad es su órgano de representación, valga decir, su representante legal, y no la junta de socios o asamblea general de accionistas, pues, se reitera, el máximo órgano social cuenta con atribuciones de dirección pero en ningún caso de representación.

Adicionalmente, no resulta jurídicamente posible que la sociedad figure en las actas en cualquiera de las calidades antes mencionadas, por la sencilla razón de que aquellas no son suscritas por su representante legal, sino simplemente por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión, como testimonio de que lo allí consignado fue lo que efectivamente ocurrió.

En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.